Applicant privacy notice

Global scope

Alleima’s data protection framework is based on the principles of Regulation (EU) 2016/679 (the “EU GDPR”) and the UK General Data Protection Regulation, as retained EU law under Section 3 of the European Union (Withdrawal) Act 2018 (the “UK GDPR”) (together, the “GDPR”). These principles guide our global approach to the protection of personal data.

The rights described in this privacy notice reflect the requirements of applicable data protection laws and apply to the extent such laws govern the relevant processing activity. Your rights under this privacy notice may vary based on your location, the Alleima entity involved, and how your personal data is processed.

Where local data protection laws impose additional or differing requirements, such requirements may be addressed through local privacy notices, supplemental disclosures, or specific contractual arrangements.

This privacy notice covers our use of personal data in connection with our recruitment activities at Alleima. It applies to candidates who have applied for a position at Alleima or who have otherwise been in contact with us in a recruitment context, including individuals who have created a candi-date account. It also applies to referees provided by candidates.

There are normally several companies involved in different stages of the recruitment process, such as the Alleima company that is recruiting for the position, the Alleima company employing the recruiting team and/or the hiring manager, and any other Alleima companies or third parties assisting with recruitment.

Depending on the activity, these companies may either be jointly responsible (joint controllers) or independently responsible (separate controllers) the processing of your personal data. For more details, see our detailed information on our use of personal data.

Alleima has entered into the Alleima Intra-Group Data Transfer Agreement (AIGDTA) that sets out the roles and responsibilities of each Alleima entity when processing your personal data as joint controllers. You have the right to obtain the essence of this arrangement upon request. This privacy notice also reflects the key elements of that arrangement.

For more information about the relevant Alleima entities, please click here.

In the below table we describe what categories of personal data that we process with examples of types of personal data.

We collect personal data from the following sources:

• You. We collect personal data that you provide to us, for example in your application, re-sume and cover letter.
• Recruitment agencies. Where applicable, we use recruitment agencies to assist us in re-cruiting for certain positions. In such cases, we collect the personal data they share with us.
• Reference persons. As part of the recruitment process, we may carry out reference checks and collect the personal data that reference persons provide about you.
• Group companies. Companies within the Alleima group may share personal data with each other where relevant for the recruitment process or related communication.
• Publicly available sources. We may collect personal data about you from publicly avail-able sources, such as social networking platforms or public registers.
• Background check companies. We may collect personal data about you from back-ground check companies we collaborate with, depending on the position you have ap-plied for and how far you have progressed in the recruitment process.
• Other third parties. We may also receive personal data about you from other external third parties, for example in connection with communication relating to your application.

We collect and use personal data for various purposes. To read more about which personal data, which legal basis that we rely on for the processing of your personal data for each purpose and for how long your personal data is stored in relation to the relevant categories of individuals, please see our detailed information on our use of personal data.

Transfer of personal data to other external recipients (controllers)

We share your personal data with various external recipients, where necessary, for the purposes for which we process your personal data as described in this privacy notice. These recipients are responsible (controllers) for their own processing of your personal data, unless we have stated otherwise.

To read more about for which purposes that we share your personal data and the legal bases for such sharing, please see our detailed information on our use of personal data, where we have outlined in relation to each purpose for processing of personal data the external recipients that we share your personal data with.

Transfer of personal data to service providers (processors)

We also transfer personal data to service providers that we have engaged when necessary for the purposes for which we process personal data as described in this privacy notice. These service providers provide, for example, IT, recruitment and communication services to us.

The service providers which process personal data on our behalf and in accordance with our instructions act as data processors. These service providers may not process your personal data for their own purposes and are contractually and legally obligated to protect your personal data and to ensure appropriate security and confidentiality.

Where we process your personal data

As a main rule, we store your personal data within the EU/EEA. However, in certain cases, we transfer your personal data to recipients located in third countries outside the EU/EEA, for example to service providers engaged by us or Alleima group companies in such countries.

To ensure an essentially equivalent level of protection for your personal data when transferred (or otherwise made available) to service providers in third countries which do not provide an adequate level of protection, we generally rely on the EU Commission's adopted standard contractual clauses for international transfers according to decision 2021/914 and implement supplementary measures as necessary to ensure an essentially equivalent level of protection for your personal data as provided under the EU GDPR.

We also rely upon adequacy decisions issued by the EU Commission where personal data is transferred to countries and recipients covered by such decisions (i.e. where the EU Commission has determined that such country and/or recipient provides an adequate protection). By way of example, this includes the EU-US Data Privacy Framework for transfers to the United States and the UK adequacy decision for transfers to the United Kingdom.

Similarly, where your personal data is processed by an Alleima entity in the UK, transfers of personal data outside the UK (restricted transfers) will only occur where the recipient is located in a country or territory subject to an “adequacy regulation” issued by the UK Government. This includes, for example, transfers to the EU/EEA and the United States. Transfers to other countries that are not subject to adequacy regulations may also occur, in which case we rely on the UK-approved standard data protection clauses for restricted transfers, and implement supplementary measures as necessary to ensure an essentially equivalent level of protection for your personal data as provided under the UK GDPR.

You have the following rights in relation to your personal data under the GDPR:

• Access to and receive a copy of your personal data (Article 15).
• Rectify or supplement your personal data (Article 16).
• Delete your personal data (Article 17).
• Object to a processing of your personal data (Article 21).
• Restrict a processing of your personal data (Article 18).
• Obtain a copy of your personal data and have your personal data transferred to an external recipient (data portability) (Article 20).

Automated individual decision-making

We do not carry out any automated individual decision-making which have legal effects or similar significant effects on you.

Further information on your rights

Please note that each right above comes with certain caveats and exemptions. This means that these rights only may be successfully exercised in certain situations. For more information on your rights and when they apply, see for example the information provided by the Swedish Authority for Privacy Protection available on their website.

Exercise your rights

If you wish to exercise your rights at any time, please contact by using the form on our website.

If possible, we would grateful if you use the e-mail address that you have registered with us or used when you have previously been in contact with us. This would make it easier for us to manage your request.

Right to lodge a complaint

You have the right to lodge a complaint with your supervisory authority. For more information about the relevant data protection authorities and how to contact them, see: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. For information about the data protection authority in the UK, the Information Commissioner’s Officer (ICO), see: https://ico.org.uk/global/contact-us/.

Please contact us by e-mail at privacy@alleima.com if you have any questions about this privacy notice, how we use your personal data or if you wish to exercise your rights.

You can also find contact details to each Alleima entity here.

Contact details to our appointed Data Protection Officer in Germany: datenschutz@atarax.de.

Introduction

In this detailed information on our use of personal data, we in explain the purposes for which we use personal data, the categories of personal data processed for each purpose, our legal basis for the use, for how long we store personal data and with which external recipients (in their role as controllers) that we share your personal data for each purpose.

Job applicants

Manage the recruitment process

Examples of what we do: We process your personal data to manage the recruitment process, for example to collect and review your application (including your resume and cover letter), carry out interviews, evaluate your application, and communicate with you during the recruitment process.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in managing the recruitment process.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since you have applied for the position or otherwise shown interest in working at Alleima. Without such processing, we otherwise would not be able to assess you as a candidate.

Categories of personal data

• Contact information^{1, 2}
• Identity data^{1, 2}
• Performance data^{1, 2}
• Demographic data^{1, 2}
• Skills data^{1, 2}
• Employment data^{1, 2}
• Picture, video and audio material^{1, 2}

External recipients:

1. Recruitment agencies
2. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose during the recruitment process

Data controller: The Alleima companies employing the recruiting team and/or the hiring manager act as joint controllers for this processing activity.

Carry out background checks

Examples of what we do: Depending on the position you have applied for and how far you proceed in the recruitment process, we may process your personal data to carry out appropriate background checks, such as social media checks and credit check. If any background checks are relevant, we will let you know in advance.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in carrying out relevant background checks.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since we have a strong interest in ensuring that appropriate individuals are hired for the positions in question.

Categories of personal data:

• Contact information^{1, 2, 3}
• Identity data^{1, 2, 3}
• Background check data^{1, 3}
• Performance data^{1, 3}

External recipients:

1. Recruitment agencies
2. Third parties carrying out background checks
3. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose during the recruitment process.

Data controller: The Alleima company where the HR team responsible for background checks is employed acts as controller for this processing activity.

Carry out pre-employment tests

Examples of what we do: Depending on the position you have applied for and how far you proceed in the recruitment process, we will process your personal data when carrying out and reviewing the results of pre-employment tests, such as personality and aptitude tests, if you have agreed to participate in such tests.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in carrying out relevant pre-employment tests.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since we have a strong interest in ensuring that appropriate individuals are hired for the positions in question

Categories of personal data:

• Contact information^{1, 2, 3}
• Identity data^{1, 2, 3}
• Test data^{1, 3}

External recipients:

1. Recruitment agencies
2. Third parties carrying out tests
3. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose during the recruitment process.

Data controller: The Alleima company employing the recruiting team and/or the hiring manager act as joint controllers for this processing activity. Where pre-employment tests are carried out in collaboration with third-party providers, the Alleima companies may also act as joint controllers with such providers.

Carry out reference checks

Examples of what we do: We process your personal data to carry out reference checks, for example to communicate and verify your qualifications and learn more about your background, experience, and skills.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in contacting referees in order to obtain an opinion about you in connection with the recruitment process.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since we have a strong interest in ensuring that appropriate individuals are hired for the positions in question. We will only contact your stated referees.

Categories of personal data:

• Communication data^{2, 3}
• Skills data^{2, 3}
• Identity data^{1, 2, 3}
• Employment data^{1, 2, 3}

External recipients:

1. Referee
2. Recruitment agencies
3. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose during the recruitment process.

Data controller: The Alleima company employing the recruiting team acts as controller for this processing activity.

Future recruitment

Examples of what we do: If you give your approval to such storage, we will store your application documents for future recruitment, for example to contact you if we have a vacancy for a position that suits your profile.

Legal basis:

Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in storing your personal data for future recruitment.

It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since you have voluntary requested or approved such storage.

Categories of personal data:

• Contact information¹
• Identity data¹
• Performance data¹
• Demographic data¹
• Skills data¹
• Employment data¹
• Picture, video and audio material¹

External recipients:

1. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose for a period of up to 12 months following the end of the recruitment process for the position that you have applied for and for each subsequent 12-month period (or a shorter period depending on which Alleima company your application relates to) thereafter for which you have given your approval to the personal data being stored for this purpose.

Data controller: The Alleima company employing the recruiting team and Alleima EMEA AB act as joint controllers for this processing activity.

Manage your candidate account

Examples of what we do: If you have created a candidate account on Alleima’s website, we will process your personal data to manage your candidate account, for example to set up your user account to allow you access to your account and its features (such as receiving alerts for new job openings and tracking ongoing applications).

Depending on the information you upload to your account, the personal data that we process may vary.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in managing your account.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since you voluntarily created the account.

Categories of personal data:

• Account details¹
• Contact information¹
• Identity data¹
• Performance data¹
• Demographic data¹
• Skills data¹
• Employment data¹
• Picture, video and audio material¹

External recipients:

1. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose for as long as your user account is active. Your user account is active if you have used the account during the last 12 months, for example logged in with your user account.

Data controller: Alleima EMEA AB acts as controller for this processing activity.

Follow up and evaluate the recruitment process

Examples of what we do: We process your personal data to follow up on and evaluate the recruitment process, for example to create reports and statistics on the number of applications for a position.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in following up and evaluating the recruitment process.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since statistics and reports will be compiled and stored at an aggregated level.

Categories of personal data:

• Skills data¹
• Demographic data¹
• Identity data¹

External recipients:

1. Group companies

Storage period: Reports and results at an aggregated level which do not contain any personal data, including statistics, are stored until further notice.

Data controller: Alleima EMEA AB acts as controller for this processing activity.

Fulfil legal obligations in connection with the recruitment

Examples of what we do: We process your personal data to fulfil relevant legal obligations in connection with the recruitment, for example to manage work permits, as applicable, and respond to legal requests from authorities.

Legal basis:

Fulfil legal obligation (Article 6.1 (c) of the GDPR). The processing of your personal data is necessary to fulfil our legal obligations in connection with the recruitment.

Categories of personal data:

Personal data as necessary to fulfil the applicable legal obligation in each case.

External recipients:

1. Public authorities
2. Trade unions

Storage period: Personal data is stored for this purpose for as long as required under applicable local laws.

Data controller: The Alleima company that is recruiting for the position and is subject to the legal obligation acts as controller for this processing activity. To the extent other Alleima companies are involved in the processing activity, such as the Alleima companies employing the recruiting team and/or the hiring manager, and any other Alleima company assisting with work permits, that Alleima company and those companies act as joint controllers.

Referees to job applicants

Carry out reference checks

Examples of what we do: We process your personal data to carry out reference checks, for example to communicate with you as a referee and verify the relevant candidate's qualifications and learn more about the candidate's background, experience, and skills.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in communicating with you as a referee in order to obtain your opinion about the relevant candidate.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest in not having your personal data processed for this purpose, especially since we have a strong interest in ensuring that appropriate individuals are hired.

Categories of personal data:

• Communication data^{1, 2}
• Employment data^{1, 2}
• Contact information^{1, 2}
• Identity data^{1, 2}

External recipients:

1. Recruitment agencies
2. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose during the recruitment process.

Data controller: The Alleima company employing the recruiting team acts as controller for this processing activity.

Job applicants and referees

Manage sales and restructuring of all or parts of the business

Examples of what we do: If all or parts of the business would be sold, or in any other way transferred or restructured, we process your personal data where necessary for this purpose. Should the business be transferred to a buyer, your personal data would also be transferred and disclosed to the buyer. The buying company would in such case be responsible (data controller) for your personal data and the processing that takes place for the same purposes as stated in this privacy notice, unless you receive any other information in connection with the sale.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing of your personal data is necessary to satisfy our legitimate interest in managing a sale or restructuring of all or parts of the business.
• It is our assessment that our legitimate interest outweighs your interest of not having your personal data processed for this purpose if the buyer carries out the same or similar type of business that we do.

Categories of personal data:

• Relevant categories of personal data as are necessary to manage the sale or restructuring of all or parts of the business in each case.

External recipients:

1. Buyers/investors
2. Potential buyers/investors
3. External advisors
4. Group companies
5. Public authorities

Storage period: Personal data is stored for this purpose for the period that is necessary to manage the sale or the restructuring.

Data controller: The Alleima company that is or was recruiting for the position acts as controller for this processing activity. To the extent other Alleima companies are involved in the processing activity, the recruiting Alleima company and those companies act as joint controllers.

Establish, exercise and defend legal claims

Examples of what we do: We process your personal data where necessary to manage, defend and exercise legal claims in an individual case, for example in connection with a dispute or a court proceeding.

Legal basis:

• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). The processing of your personal data is necessary to satisfy our legitimate interest in managing, defending and exercising legal claims.
• It is our assessment that our legitimate interest clearly outweighs your interest of not having your personal data processed for this purpose.

Categories of personal data:

• Relevant categories of personal data needed for managing and defending a legal claim in the individual case.

External recipients:

1. Counterparty
2. Courts
3. Debt collecting companies
4. External advisors
5. Insurance companies
6. Relevant authorities
7. Group companies

Storage period: Personal data is stored for this purpose for the period as necessary to manage, defend and/or exercise the legal claims.

Data controller: The Alleima company to which the legal claim relates acts as controller for this processing activity. To the extent other Alleima companies are involved in the processing activity, that Alleima company and those companies act as joint controllers.

Fulfil our legal obligations

Examples of what we do: We process your personal data where necessary to fulfil our legal obligations, for example accounting obligations and obligations under the GDPR.

Legal basis:

• Fulfil legal obligation (Article 6.1 (c) of the GDPR). The use of your personal data is necessary to fulfil our legal obligations.

Categories of personal data:

• Relevant categories of personal data that are necessary to fulfil the specific legal obligation.

External recipients:

1. Relevant authorities

Storage period: Personal data is stored for such period that is necessary for us to fulfil the specific legal obligation.

Data controller: The Alleima company to which the legal obligation relates acts as controller for this processing activity. To the extent other Alleima companies are involved in the processing activity, that Alleima company and those companies act as joint controllers.

Respond to legal requests

Examples of what we do: We process your personal data to respond to legal requests from authorities, for example law enforcement, tax authorities or any other authorities.

Legal basis:

• Fulfil legal obligation (Article 6.1 (c) of the GDPR). The processing of your personal data is necessary to fulfil our legal obligations.
• Legitimate interest (Article 6.1 (f) of the GDPR). If there is no explicit legal obligation requiring that we respond to the legal request, but we consider that we and the public authority have a legitimate interest (which outweighs your privacy interest), we rely on this legitimate interest for the use of your personal data for this purpose.

Categories of personal data:

All categories of personal data as necessary to respond to and evaluate the request in each case.

External recipients:

1. Relevant authorities

Storage period: Personal data is stored for this purpose for the period that is necessary to respond to the specific legal request and thereafter for the period as necessary to document the request and our response to the request.

Data controller: The Alleima company to which the legal request relates acts as controller for this processing activity. To the extent other Alleima companies are involved in the processing activity, that Alleima company and those companies act as joint controllers.

Globalt tillämpningsområde

Alleimas ramverk för dataskydd baseras på principerna i förordning (EU) 2016/679 (”EU GDPR”) och UK General Data Protection Regulation, as retained EU law under Section 3 of the European Union (Withdrawal) Act 2018 (”UK GDPR”) (tillsammans ”GDPR”). Dessa principer styr vår globala strategi för skydd av personuppgifter.

De rättigheter som beskrivs i denna integritetstext återspeglar kraven i tillämpliga dataskyddslagar och gäller i den utsträckning som sådana lagar reglerar den relevanta behandlingen. Dina rättigheter enligt denna integritetstext kan variera beroende på var du befinner dig, vilket Alleima-bolag som är inblandat och hur dina personuppgifter behandlas.

Om lokala dataskyddslagar ställer ytterligare eller avvikande krav kan sådan information tillhandahållas genom lokala integritetstexter eller kompletterande utskick.

Denna integritetstext omfattar vår användning av personuppgifter i samband med rekrytering inom Alleima. Den gäller för kandidater som har sökt en tjänst hos Alleima eller som på annat sätt har varit i kontakt med oss i ett rekryteringssammanhang, inklusive personer som har skapat en kandidatprofil. Den gäller även för referenser som kandidaterna har angett.

Normalt är flera bolag inblandade i olika steg av rekryteringsprocessen, såsom det Alleima-bolag som rekryterar till tjänsten, det Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet och/eller rekryteringschefen, samt eventuella andra Alleima-bolag eller tredje parter som bistår vid rekryteringen.

Beroende på aktivitet kan dessa bolag antingen vara gemensamt ansvariga (gemensamma personuppgiftsansvariga) eller självständigt ansvariga (separata personuppgiftsansvariga) för behandlingen av dina personuppgifter. För mer information, se vår detaljerade information om vår användning av personuppgifter.

Alleima har ingått ett koncerninternt dataöverföringsavtal (AIGDTA) som fastställer roller och ansvar för varje Alleima-bolag vid behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att på begäran få del av det väsentliga innehållet i detta avtal. Denna integritetstext återspeglar också de viktigaste delarna av avtalet.

För mer information om de relevanta Alleima-bolagen, klicka här.

I tabellen nedan beskriver vi vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar med exempel på typer av personuppgifter.

Vi samlar in personuppgifter från följande källor:

• Från dig. Vi samlar in personuppgifter som du lämnar till oss, till exempel i din ansökan, ditt CV och ditt personliga brev.
• Rekryteringsbyråer. I förekommande fall anlitar vi rekryteringsbyråer för att hjälpa oss att rekrytera till vissa tjänster. I sådana fall samlar vi in de personuppgifter som de delar med oss.
• Referenspersoner. Som en del av rekryteringsprocessen kan vi göra referenskontroller och samla in de personuppgifter som referenspersoner lämnar om dig.
• Koncernbolag. Bolag inom Alleima-koncernen kan dela personuppgifter med varandra när det är relevant för rekryteringsprocessen eller relaterad kommunikation.
• Allmänt tillgängliga källor. Vi kan samla in personuppgifter om dig från allmänt tillgängliga källor, såsom sociala nätverk eller offentliga register.
• Företag som utför bakgrundskontroller. Vi kan samla in personuppgifter om dig från företag som utför bakgrundskontroller och som vi samarbetar med, beroende på vilken tjänst du har sökt och hur långt du har kommit i rekryteringsprocessen.
• Andra tredje parter. Vi kan också ta emot personuppgifter om dig från andra externa tredje parter, till exempel i samband med kommunikation som rör din ansökan.

Vi samlar in och använder personuppgifter för olika ändamål. För att läsa mer om vilka personuppgifter, vilken rättslig grund vi stöder oss på för behandlingen av dina personuppgifter för varje ändamål och hur länge dina personuppgifter lagras, se vår detaljerade information om vår användning av personuppgifter.

Överföring av personuppgifter till andra externa mottagare (personuppgiftsansvariga)

Vi delar dina personuppgifter med olika externa mottagare, där så är nödvändigt, för de ändamål för vilka vi behandlar dina personuppgifter enligt beskrivningen i denna integritetstext. Dessa mottagare är ansvariga (personuppgiftsansvariga) för sin egen behandling av dina personuppgifter, om vi inte har angett något annat.

För mer information om för vilka ändamål vi delar dina personuppgifter och de rättsliga grunderna för sådan delning, se vår detaljerade information om vår användning av personuppgifter, där vi för varje ändamål har angett de externa mottagare som vi delar dina personuppgifter med.

Överföring av personuppgifter till tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden)

Vi överför även personuppgifter till tjänsteleverantörer som vi anlitar när det är nödvändigt för de ändamål för vilka vi behandlar personuppgifter enligt beskrivningen i denna integritetstext. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller exempelvis IT-, rekryterings- och kommunikationstjänster till oss.

De tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner agerar som personuppgiftsbiträden. Dessa tjänsteleverantörer får inte behandla dina personuppgifter för egna ändamål och är enligt avtal och lag skyldiga att skydda dina personuppgifter och säkerställa lämplig säkerhet och konfidentialitet.

Var vi behandlar dina personuppgifter

Som huvudregel lagrar vi dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall överför vi dina personuppgifter till mottagare i tredjeländer utanför EU/EES, till exempel till tjänsteleverantörer som anlitas av oss eller företag inom Alleima-koncernen i sådana länder.

För att säkerställa en väsentligen likvärdig skyddsnivå för dina personuppgifter när de överförs (eller på annat sätt görs tillgängliga) till tjänsteleverantörer i tredjeländer som inte erbjuder en adekvat skyddsnivå, förlitar vi oss i allmänhet på EU-kommissionens antagna standardavtalsklausuler för internationella överföringar enligt beslut 2021/914 och vidtar kompletterande åtgärder vid behov för att säkerställa en väsentligen likvärdig skyddsnivå för dina personuppgifter som den som föreskrivs i EU GDPR.

Vi förlitar oss också på beslut om adekvat skyddsnivå som utfärdats av EU-kommissionen när personuppgifter överförs till länder och mottagare som omfattas av sådana beslut (dvs. där EU-kommissionen har fastställt att sådant land och/eller sådan mottagare erbjuder ett adekvat skydd). Som exempel kan nämnas EU-USA:s ramverk för dataskydd för överföringar till USA och beslutet om adekvat skyddsnivå för Storbritannien för överföringar till Storbritannien.

På motsvarande sätt, när dina personuppgifter behandlas av ett Alleima-bolag i Storbritannien, kommer överföringar av personuppgifter utanför Storbritannien (”restricted transfers”) endast att ske om mottagaren är belägen i ett land eller territorium som omfattas av en ”adequacy regulation” utfärdad av den brittiska regeringen. Detta inkluderar till exempel överföringar till EU/EES och USA. Överföringar till andra länder som inte omfattas av ”adequacy regulations” kan också ske, i vilket fall vi förlitar oss på de av Storbritannien godkända standardklausulerna för dataskydd för begränsade överföringar och vidtar kompletterande åtgärder vid behov för att säkerställa en i huvudsak likvärdig skyddsnivå för dina personuppgifter som den som föreskrivs i UK GDPR.

Du har följande rättigheter i förhållande till dina personuppgifter enligt GDPR:

• Tillgång till och erhålla av en kopia av dina personuppgifter (artikel 15).
• Rätta eller komplettera dina personuppgifter (artikel 16).
• Radera dina personuppgifter (artikel 17)
• Att invända mot behandling av dina personuppgifter (artikel 21).
• Begränsa behandlingen av dina personuppgifter (artikel 18).
• Få en kopia av dina personuppgifter och få dina personuppgifter överförda till en extern mottagare (dataportabilitet) (artikel 20).

Automatiserat individuellt beslutsfattande

Vi utför inga automatiserade individuella beslut som har rättsliga effekter eller liknande betydande effekter på dig.

Mer information om dina rättigheter

Observera att varje rättighet ovan medför vissa förbehåll och undantag. Detta innebär att dessa rättigheter endast kan utövas i vissa situationer. För mer information om dina rättigheter och när de gäller, se till exempel den information som tillhandahålls av Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats.

Utöva dina rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss via formuläret på vår webbplats.

Om möjligt skulle vi uppskatta om du använder den e-postadress som du har registrerat hos oss eller använt när du tidigare har varit i kontakt med oss. Detta underlättar för oss att hantera din begäran.

Rätt att lämna in ett klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till din tillsynsmyndighet. För mer information om relevanta dataskyddsmyndigheter och hur du kontaktar dem, se: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. För information om dataskyddsmyndigheten i Storbritannien, Information Commissioner’s Officer (ICO), se: https://ico.org.uk/global/contact-us/.

Vänligen kontakta oss via e-post på privacy@alleima.com om du har några frågor om denna integritetstext, hur vi använder dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter.

Du hittar även kontaktuppgifter till varje Alleima-bolag här.

Kontaktuppgifter till vår utsedda dataskyddsombud i Tyskland: datenschutz@atarax.de.

Inledning

I denna detaljerade information om vår användning av personuppgifter förklarar vi för vilka ändamål vi använder personuppgifter, vilka kategorier av personuppgifter som använder för varje ändamål, vår rättsliga grund för användningen, hur länge vi lagrar personuppgifter och med vilka externa mottagare (i deras roll som personuppgiftsansvariga) vi delar dina personuppgifter för varje ändamål.

Jobbsökande

Hantera rekryteringsprocessen

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera rekryteringsprocessen, till exempel för att samla in och granska din ansökan (inklusive ditt CV och ditt personliga brev), genomföra intervjuer, utvärdera din ansökan och kommunicera med dig under rekryteringsprocessen.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom du har sökt tjänsten eller på annat sätt visat intresse för att arbeta hos Alleima. Utan sådan behandling skulle vi annars inte kunna bedöma dig som kandidat.

Kategorier av personuppgifter

• Kontaktuppgifter^{1, 2}
• Identitetsuppgifter^{1, 2}
• Prestationsuppgifter^{1, 2}
• Demografiska uppgifter^{1, 2}
• Kompetensuppgifter^{1, 2}
• Anställningsuppgifter^{1, 2}
• Bild-, video- och ljudmaterial^{1, 2}

Externa mottagare:

1. Rekryteringsbyråer
2. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under rekryteringsprocessen.

Personuppgiftsansvarig: De Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet och/eller den rekryterande chefen är gemensamt personuppgiftsansvariga.

Genomföra bakgrundskontroller

Exempel på vad vi gör: Beroende på vilken tjänst du har sökt och hur långt du går i rekryteringsprocessen kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att genomföra lämpliga bakgrundskontroller, till exempel kontroller av sociala medier och kreditupplysningar. Om några bakgrundskontroller är aktuella kommer vi att informera dig om detta i förväg.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra relevanta bakgrundskontroller.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom vi har ett starkt intresse av att säkerställa att lämpliga personer anställs för de aktuella tjänsterna.

Kategorier av personuppgifter:

• Kontaktuppgifter^{1, 2, 3}
• Identitetsuppgifter^{1, 2, 3}
• Uppgifter om bakgrundskontroller^{1, 3}
• Prestationsuppgifter^{1, 3}

Externa mottagare:

1. Rekryteringsbyråer
2. Tredje parter som utför bakgrundskontroller
3. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under rekryteringsprocessen.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag där HR-teamet som ansvarar för bakgrundskontroller är anställt är ensamt personuppgiftsansvarig.

Genomföra tester före anställning

Exempel på vad vi gör: Beroende på vilken tjänst du har sökt och hur långt du går i rekryteringsprocessen kommer vi att behandla dina personuppgifter när vi genomför och granskar resultaten av tester före anställning, såsom personlighets- och lämplighetstester, om du har godkänt att delta i sådana tester.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra relevanta anställningstester.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom vi har ett starkt intresse av att säkerställa att lämpliga personer anställs för de aktuella tjänsterna.

Kategorier av personuppgifter:

• Kontaktuppgifter^{1, 2, 3}
• Identitetsuppgifter^{1, 2, 3}
• Testuppgifter^{1, 3}

Externa mottagare:

1. Rekryteringsbyråer
2. Tredje parter som genomför tester
3. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under rekryteringsprocessen.

Personuppgiftsansvarig: De Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet och/eller den rekryterande chefen är gemensamt personuppgiftsansvariga. Om tester före anställning genomförs i samarbete med tredjepartsleverantörer kan Alleima-bolag också vara gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med sådana leverantörer.

Genomföra referenskontroller

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att genomföra referenskontroller, till exempel för att kommunicera och verifiera dina kvalifikationer och lära oss mer om din bakgrund, erfarenhet och kompetens.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kontakta referenser för att inhämta en bedömning av dig i samband med rekryteringsprocessen.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom vi har ett starkt intresse av att säkerställa att lämpliga personer anställs för de aktuella tjänsterna. Vi kommer endast att kontakta de referenser du har angett.

Kategorier av personuppgifter:

• Kommunikationsuppgifter^{2, 3}
• Kompetensuppgifter^{2, 3}
• Identitetsuppgifter^{1, 2, 3}
• Anställningsuppgifter^{1, 2, 3}

Externa mottagare:

1. Referensperson
2. Rekryteringsbyråer
3. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under rekryteringsprocessen.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet är ensamt personuppgiftsansvarig.

Framtida rekrytering

Exempel på vad vi gör: Om du godkänner att vi sparar dina ansökningshandlingar för framtida rekrytering kommer vi att behandla dina personuppgifter för att till exempel kontakta dig om vi har en ledig tjänst som passar din profil.

Rättslig grund:

Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att spara dina personuppgifter för framtida rekrytering.

Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom du frivilligt har begärt eller godkänt sådan lagring.

Kategorier av personuppgifter:

• Kontaktuppgifter¹
• Identitetsuppgifter¹
• Prestationsuppgifter¹
• Demografiska uppgifter¹
• Kompetensuppgifter¹
• Anställningsuppgifter¹
• Bild-, video- och ljudmaterial¹

Externa mottagare:

1. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under en period på upp till 12 månader efter avslutad rekryteringsprocess för den tjänst du har sökt och för varje efterföljande 12-månadersperiod (eller en kortare period beroende på vilket Alleima-bolag din ansökan avser) därefter, för vilken du har gett ditt godkännande till att personuppgifterna lagras för detta ändamål.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet och Alleima EMEA AB är gemensamt personuppgiftsansvariga.

Hantera ditt kandidatkonto

Exempel på vad vi gör: Om du har skapat en kandidatprofil på Alleimas webbplats behandlar vi dina personuppgifter för att hantera ditt kandidatkonto, till exempel för att konfigurera ditt användarkonto så att du får tillgång till ditt konto och dess funktioner (som att få aviseringar om nya lediga tjänster och följa upp pågående ansökningar).

Beroende på vilken information du laddar upp till ditt konto kan de personuppgifter som vi behandlar variera.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera ditt konto.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom du frivilligt har skapat kontot.

Kategorier av personuppgifter:

• Kontouppgifter¹
• Kontaktuppgifter¹
• Identitetsuppgifter¹
• Prestationsuppgifter¹
• Demografiska uppgifter¹
• Kompetensuppgifter¹
• Anställningsuppgifter¹
• Bild-, video- och ljudmaterial¹

Externa mottagare:

1. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål så länge ditt användarkonto är aktivt. Ditt användarkonto är aktivt om du har använt kontot under de senaste 12 månaderna, till exempel genom att logga in med ditt användarkonto.

Personuppgiftsansvarig: Alleima EMEA AB är ensamt personuppgiftsansvarig.

Uppföljning och utvärdering av rekryteringsprocessen

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen, till exempel för att skapa rapporter och statistik över antalet ansökningar till en tjänst.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom statistik och rapporter kommer att sammanställas och lagras på aggregerad nivå.

Kategorier av personuppgifter:

• Kompetensuppgifter¹
• Demografiska uppgifter¹
• Identitetsuppgifter¹

Externa mottagare:

1. Koncernbolag

Lagringstid: Rapporter och resultat på aggregerad nivå som inte innehåller några personuppgifter, inklusive statistik, lagras tills vidare.

Personuppgiftsansvarig: Alleima EMEA AB är ensamt personuppgiftsansvarig.

Uppfylla rättsliga skyldigheter i samband med rekryteringen

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla relevanta lagstadgade skyldigheter i samband med rekryteringen, till exempel för att hantera arbetstillstånd, i förekommande fall, och svara på rättsliga förfrågningar från myndigheter.

Rättslig grund:

Fullgörande av rättslig skyldighet (artikel 6.1 c i GDPR). Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter i samband med rekryteringen.

Kategorier av personuppgifter:

Personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla den tillämpliga rättsliga skyldigheten i varje enskilt fall.

Externa mottagare:

1. Myndigheter
2. Fackföreningar

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål så länge som krävs enligt tillämplig lokal lagstiftning.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som rekryterar till tjänsten och som är föremål för den rättsliga skyldigheten är ensamt personuppgiftsansvarig. I den mån andra Alleima-bolag är involverade i behandlingen, såsom de Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet och/eller rekryteringschefen, samt eventuella andra Alleima-bolag som bistår med arbetstillstånd, är det Alleima-bolaget och dessa bolag gemensamt personuppgiftsansvariga.

Referenser till jobbsökande

Genomföra referenskontroller

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att genomföra referenskontroller, till exempel för att kommunicera med dig som referensperson och verifiera den aktuella kandidatens kvalifikationer samt få mer information om kandidatens bakgrund, erfarenhet och kompetens.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som referens, i syfte att inhämta din åsikt om den aktuella kandidaten.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål, särskilt eftersom vi har ett starkt intresse av att säkerställa att lämpliga personer anställs.

Kategorier av personuppgifter:

• Kommunikationsuppgifter^{1, 2}
• Anställningsuppgifter^{1, 2}
• Kontaktuppgifter^{1, 2}
• Identitetsuppgifter^{1, 2}

Externa mottagare:

1. Rekryteringsbyråer
2. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under rekryteringsprocessen.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som anställer rekryteringsteamet är ensamt personuppgiftsansvarig.

Jobbsökande och referenser

Hantera försäljning och omstrukturering av hela eller delar av verksamheten

Exempel på vad vi gör: Om hela eller delar av verksamheten skulle säljas, eller på något annat sätt överlåtas eller omstruktureras, behandlar vi dina personuppgifter där så är nödvändigt för detta ändamål. Om verksamheten överlåts till en köpare kommer dina personuppgifter också att överlåtas och lämnas ut till köparen. Det köpande företaget skulle i sådant fall vara ansvarigt (personuppgiftsansvarig) för dina personuppgifter och den behandling som sker för samma ändamål som anges i denna integritetstext, såvida du inte får någon annan information i samband med försäljningen.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 (f) i GDPR). Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera en försäljning eller omstrukturering av hela eller delar av verksamheten.
• Vi bedömer att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål om köparen bedriver samma eller liknande verksamhet som vi.

Kategorier av personuppgifter:

• Relevanta kategorier av personuppgifter som är nödvändiga för att hantera försäljningen eller omstruktureringen av hela eller delar av verksamheten i varje enskilt fall.

Externa mottagare:

1. Köpare/investerare
2. Potentiella köpare/investerare
3. Externa rådgivare
4. Koncernbolag
5. Myndigheter

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under den tid som är nödvändig för att hantera försäljningen eller omstruktureringen.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som rekryterar eller har rekryterat till tjänsten är ensamt personuppgiftsansvarig. I den mån andra Alleima-bolag är involverade i behandlingen är det rekryterande Alleima-bolaget och dessa bolag gemensamt personuppgiftsansvariga.

Fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk i ett enskilt fall, till exempel i samband med en tvist eller ett rättsligt förfarande.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 (f) i GDPR). Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
• Det är vår bedömning att vårt berättigade intresse klart överväger ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål.

Kategorier av personuppgifter:

• Relevanta kategorier av personuppgifter som behövs för att hantera och försvara ett rättsligt anspråk i det enskilda fallet.

Externa mottagare:

1. Motpart
2. Domstolar
3. Inkassoföretag
4. Externa rådgivare
5. Försäkringsbolag
6. Relevanta myndigheter
7. Koncernbolag

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under den tid som är nödvändig för att fastställa, göra gällande och/eller försvara rättsliga anspråk.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som det rättsliga anspråket avser är ensamt personuppgiftsansvarig. I den mån andra Alleima-bolag är involverade i behandlingen är det aktuella Alleima-bolaget och dessa bolag gemensamt personuppgiftsansvariga.

Fullgöra våra rättsliga skyldigheter

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter, till exempel redovisningsskyldigheter och skyldigheter enligt GDPR.

Rättslig grund:

• Fullgörande av rättslig skyldighet (artikel 6.1 (c) i GDPR). Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter.

Kategorier av personuppgifter:

• Relevanta kategorier av personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra den specifika rättsliga skyldigheten.

Externa mottagare:

1. Relevanta myndigheter

Lagringstid: Personuppgifter lagras under den tid som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra den specifika rättsliga skyldigheten.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som den rättsliga skyldigheten avser är ensamt personuppgiftsansvarig. I den mån andra Alleima-bolag är involverade i behandlingen är det aktuella Alleima-bolaget och dessa bolag gemensamt personuppgiftsansvariga.

Svara på rättsliga förfrågningar

Exempel på vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att svara på rättsliga förfrågningar från myndigheter, till exempel brottsbekämpande myndigheter, skattemyndigheter eller andra myndigheter.

Rättslig grund:

• Fullgöra rättslig skyldighet (artikel 6.1 c i GDPR). Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter.
• Berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR). Om det inte finns någon uttrycklig rättslig skyldighet som kräver att vi besvarar den rättsliga begäran, men vi anser att vi och myndigheten har ett berättigat intresse (som väger tyngre än ditt integritetsintresse), förlitar vi oss på detta berättigade intresse för att använda dina personuppgifter för detta ändamål.

Kategorier av personuppgifter:

Alla kategorier av personuppgifter som krävs för att besvara och bedöma förfrågan i varje enskilt fall.

Externa mottagare:

1. Berörda myndigheter

Lagringstid: Personuppgifter lagras för detta ändamål under den tid som är nödvändig för att besvara den specifika rättsliga begäran och därefter under den tid som är nödvändig för att dokumentera begäran och vårt svar på begäran.

Personuppgiftsansvarig: Det Alleima-bolag som den rättsliga begäran avser är ensamt personuppgiftsansvarig. I den mån andra Alleima-bolag är involverade i behandlingen är det Alleima-bolaget och dessa bolag gemensamt personuppgiftsansvariga.

A Alleima faz a recolha e o tratamento das informações que envia quando se candidata a um cargo na Alleima ("Dados Pessoais"). Este aviso de privacidade para candidatos ("Aviso de Privacidade") estabelece quais são os Dados Pessoais que recolhemos e os objetivos para os quais são tratados, bem como os seus direitos associados ao tratamento dos seus Dados Pessoais.

A expressão "Dados Pessoais" significa todos os tipos de informações que podem identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa viva.

Ao longo deste Aviso de Privacidade, o termo "tratamento" é utilizado de modo a abranger todas as atividades que envolvem os seus Dados Pessoais, incluindo a recolha, o processamento, o armazenamento, a partilha, o acesso, a utilização, a transferência e a eliminação de informações.

O "RGPD" é o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (2016/679). Trata-se de um regulamento que visa proteger os Dados Pessoais dos indivíduos.

2.1. Gestão do processo de candidatura e avaliação das suas competências, qualificações e interesses, incluindo a verificação de informações

A Alleima poderá fazer o tratamento dos seus Dados Pessoais com o objetivo de gerir o processo de candidatura. Tal inclui o tratamento dos seus Dados Pessoais para avaliar as suas competências, qualificações e interesses em relação a um cargo específico ao qual se candidatou, bem como a tomada de medidas para verificar se as informações que forneceu são verdadeiras e precisas, por exemplo, através da verificação de referências. Os Dados Pessoais tratados para estes objetivos incluem:

• Informações de contacto (como nome, morada, endereço de e-mail e número de telefone)
• Cargo ao qual se candidata e preferências profissionais, como teve conhecimento do cargo, a sua disponibilidade para viajar se o cargo pretendido assim o exigir
• Informações sobre a sua atividade profissional atual
• Habilitações académicas
• Experiência profissional
• Títulos de formação
• Qualificações (como competências linguísticas, conhecimentos informáticos e competências específicas)
• Referências
• Outras informações que disponibiliza no seu Curriculum Vitae e/ou carta pessoal

Os seus Dados Pessoais são tratados com base nos legítimos interesses da Alleima em gerir a sua candidatura, avaliar a sua adequação ao cargo e verificar as suas informações, bem como para tomar as medidas que solicitou antes de celebrar um potencial contrato de trabalho.

Os seus Dados Pessoais serão tratados durante o processo de candidatura. Depois de encerrado o processo de candidatura, guardaremos os seus Dados Pessoais durante os nove meses seguintes ou pelo período mais longo ou mais curto permitido no seu país, de modo a exercer, estabelecer ou defender direitos judiciais. Se for contratado pela Alleima, guardaremos os seus Dados Pessoais durante o período contratual estabelecido de acordo com o Aviso de Privacidade para os Funcionários da Alleima.

2.2. Realizar a verificação de antecedentes

Se o cargo ao qual se candidata assim o exigir, e na medida permitida pela legislação local, a Alleima fará o tratamento dos seus Dados Pessoais com o objetivo de realizar a verificação de antecedentes. Os Dados Pessoais tratados para este objetivo incluem:

• Informações de contacto (como nome, morada, endereço de e-mail, número de telefone)
• Cópia do seu registo criminal
• Informações financeiras (por exemplo, verificações de crédito)
• Referências

Os seus Dados Pessoais são tratados com base no legítimo interesse da Alleima em verificar se os seus antecedentes são adequados à atividade de negócio da Alleima e ao cargo ao qual se candidatou. Além disso, é do interesse da Alleima verificar as informações que forneceu.

Todos os registos criminais tratados serão apagados irreversivelmente após a Alleima ter realizado a verificação de antecedentes. Depois de encerrado o processo de candidatura, guardaremos os seus Dados Pessoais durante os nove meses seguintes ou pelo período mais longo ou mais curto permitido no seu país, de modo a exercer, estabelecer ou defender direitos judiciais. Se for contratado pela Alleima, guardaremos os seus Dados Pessoais durante o período contratual estabelecido de acordo com o Aviso de Privacidade para os Funcionários da Alleima.

2.3. Conservação de registos e comunicação de oportunidades de carreira

Se der o seu consentimento, a Alleima também fará o tratamento dos seus Dados Pessoais com respeito a outros possíveis cargos dentro do grupo Alleima e mantê-lo-á informado relativamente a potenciais oportunidades de carreira que se adequam ao seu perfil. Os Dados Pessoais tratados para este objetivo incluem:

• Informações de contacto (como nome, morada, endereço de e-mail e número de telefone)
• Cargo ao qual se candidatou anteriormente e preferências profissionais, como teve conhecimento do cargo, a sua disponibilidade para viajar se o cargo pretendido assim o exigir
• Informações sobre a sua atividade profissional atual
• Habilitações académicas
• Experiência profissional
• Títulos de formação
• Qualificações (como competências linguísticas, conhecimentos informáticos e competências específicas)
• Referências
• Outras informações que disponibiliza no seu Curriculum Vitae e/ou carta pessoal

Os seus Dados Pessoais são tratados com base no seu consentimento. Poderá revogar o seu consentimento de acordo com a secção 6 abaixo.

Os Dados Pessoais tratados para os objetivos acima referidos serão conservados durante doze (12) meses (a menos que a legislação no país onde se candidatou permita um período de retenção mais longo com base na defesa de direitos ou autorize um período de retenção mais curto), que são calculados a contar do momento em que o processo de candidatura é encerrado. No entanto, a Alleima guardará os seus Dados Pessoais durante mais tempo, se notificar a Alleima que pretende ser considerado para outros cargos dentro da Alleima. Esta notificação constituirá um consentimento renovado para o tratamento dos seus Dados Pessoais e, deste modo, a Alleima conservará os seus Dados Pessoais por mais 12 meses.

A Alleima procurará enviar-lhe um lembrete por e-mail findo o período de doze meses. Se for contratado pela Alleima, guardaremos os seus Dados Pessoais durante o período contratual estabelecido de acordo com o Aviso de Privacidade de Dados dos Funcionários da Alleima.

2.4. Estabelecer, exercer e defender direitos judiciais

A Alleima poderá fazer o tratamento dos seus Dados Pessoais com o objetivo de estabelecer, exercer e defender potenciais direitos judiciais. Os Dados Pessoais tratados para estes objetivos incluem as mesmas categorias de Dados Pessoais, conforme descrito anteriormente.

Os seus Dados Pessoais obtidos de acordo com esta secção 2.4 são tratados com base no legítimo interesse da Alleima em estabelecer, exercer e/ou defender possíveis direitos judiciais em caso de litígio ou controvérsia entre o leitor e a Alleima relativamente ao processo de contratação e/ou à sua candidatura.

Tal como acima explicado, os Dados Pessoais tratados para este objetivo serão conservados até ao encerramento do processo de candidatura ao cargo a que se candidatou e por mais nove meses ou pelo período mais longo ou mais curto permitido no seu país a fim de exercer, estabelecer ou defender direitos judiciais.

A Alleima pode divulgar Dados Pessoais tratados para os objetivos estabelecidos na secção 2 anterior, a outras empresas dentro do grupo Alleima. Estes destinatários poderão estar localizados em países exteriores à UE/EEE. Para garantir a proteção adequada dos Dados Pessoais quando os mesmos são transferidos (independentemente do país para o qual são transferidos), tanto a entidade emissora como a entidade recetora da Alleima celebraram o acordo de transferência de dados intragrupo da Alleima. Desta forma, a entidade recetora da Alleima tem a obrigação de salvaguardar os Dados Pessoais, por exemplo, cumprindo as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia no que se refere à transferência de dados.

Além disso, a Alleima poderá partilhar dados com partes externas, como vendedores e prestadores de serviços que tratam os Dados Pessoais de acordo com as instruções da Alleima. Se os Dados Pessoais forem transferidos para fora da UE/EEE, a Alleima garante que foram celebrados os acordos que contêm as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia entre a entidade da Alleima que transfere os dados e a parte recetora externa. Em alternativa, serão aplicadas outras salvaguardas antes da referida transferência.

Tem o direito de receber uma cópia de qualquer documentação que demonstre que foram aplicadas as salvaguardas adequadas para proteger os seus Dados Pessoais durante uma transferência fora da UE/EEE, independentemente de se tratar de uma transferência dentro do grupo ou de uma transferência para uma parte externa. Para solicitar essa confirmação, envie o seu pedido para privacy@alleima.com.

As transferências de acordo com esta secção 3 serão efetuadas para os mesmos fins que os descritos anteriormente e baseiam-se no mesmo fundamento jurídico que o aplicável a cada objetivo estabelecido na secção 2 acima.

Se pretender obter mais informações sobre os países fora da UE/EEE para os quais os seus dados pessoais podem ser transferidos, entre em contacto connosco através de privacy@alleima.com.

A Alleima também poderá fornecer os seus Dados Pessoais (como nome, número de segurança social, morada e informações relativas aos seus rendimentos) a autoridades governamentais com o objetivo de cumprir obrigações legais, por exemplo, na área de contabilidade e declarações fiscais.

4.1. Direito de retificação e acesso

A Alleima tomará medidas, de acordo com o RGPD, para manter os seus Dados Pessoais precisos, completos e atualizados. Se identificar que quaisquer Dados Pessoais relativos a si são inadequados, estão incompletos ou incorretos, tem o direito de solicitar a correção dos mesmos.

Além disso, tem também o direito de pedir o acesso aos Dados Pessoais que tratamos sobre si. Este pedido deve ser feito em https://www.alleima.com/privacy

4.2. Na lista abaixo, pode consultar mais especificamente os direitos no âmbito do RGPD. Todos os pedidos devem ser feitos em https://www.alleima.com/privacy

1. a) saber ao certo se os seus Dados Pessoais estão a ser tratados. Se for o caso, tem o direito de aceder aos seus Dados Pessoais e a informações adicionais, como o objetivo do tratamento. Também tem direito a receber uma cópia dos Dados Pessoais sujeitos a tratamento. Se fizer o pedido por via digital, as informações serão disponibilizadas num formato de leitura ótica.
2. b) opor-se, tendo em conta a sua situação específica, a qualquer tratamento dos seus Dados Pessoais com base num legítimo interesse da Alleima;
3. c) nos casos em que o tratamento foi baseado no seu consentimento, retirar o seu consentimento a qualquer momento;
4. d) solicitar a eliminação dos seus Dados Pessoais, em determinadas circunstâncias;
5. e) restringir o tratamento dos seus Dados Pessoais, em determinadas circunstâncias; e
6. f) de acordo com os requisitos do RGPD relativos à portabilidade dos dados, receber uma cópia de leitura ótica dos Dados Pessoais tratados com base no seu consentimento e quando é que forneceu os dados pessoais à Alleima.

4.3. Reclamações junto da autoridade de supervisão

Tem sempre o direito de apresentar uma reclamação relativamente ao tratamento dos seus Dados Pessoais junto da autoridade competente responsável pela proteção de dados no país onde vive, onde está a trabalhar ou onde acredita ter ocorrido uma violação do RGPD.

O responsável pelo controlo dos Dados Pessoais é a entidade da Alleima à qual se está a candidatar e outra entidade do grupo Alleima, se for necessário cumprir os objetivos anteriormente indicados. Se não souber quem é o responsável pelo controlo dos seus Dados Pessoais, entre em contacto connosco através de privacy@alleima.com.

Pode revogar, a qualquer momento, um ou todos os consentimentos anteriores que deu à Alleima relativos ao tratamento dos seus Dados Pessoais.

Para revogar o seu consentimento, contacte a Alleima em https://www.alleima.com/privacy.

A Alleima cessará o tratamento dos seus Dados Pessoais relativamente aos objetivos para os quais o seu consentimento foi revogado e receberá confirmação por parte da Alleima de que os seus Dados Pessoais já não estão a ser tratados para esse objetivo.